Haftungsbescheid als ehemaliger Geschäftsführer: Was beim Einspruch zu prüfen ist

Sie sind nicht mehr Geschäftsführer. Trotzdem verlangt das Finanzamt mit einem Haftungsbescheid, dass Sie für Steuern der Gesellschaft einstehen. Jetzt kommt es darauf an, ruhig und in der richtigen Reihenfolge vorzugehen. Der erste Punkt ist immer die Frist.

Dieser Beitrag erklärt das Verfahren: Frist, Zahlung, Einspruch und die Punkte, die Sie prüfen lassen sollten.

Was ein Haftungsbescheid ist und warum er Sie trotz Ausscheidens treffen kann

Wer kraft Gesetzes für fremde Steuern haftet, kann vom Finanzamt durch einen schriftlichen oder elektronischen Haftungsbescheid in Anspruch genommen werden. Die Grundlage dafür ist § 191 AO.

Das Ausscheiden aus der Geschäftsführung schließt eine Haftung für eigene steuerliche Pflichtverletzungen nicht automatisch aus. Pflichten, die bereits entstanden sind, bleiben nach dem Ende der Vertretungsmacht bestehen, soweit sie den Zeitraum Ihrer Tätigkeit betreffen und erfüllt werden können.

Umgekehrt gilt: Es gibt keine automatische Haftung für sämtliche Schulden der Gesellschaft. Entscheidend sind die konkrete Pflicht, ein vorsätzliches oder grob fahrlässiges Verhalten und dessen ursächliche Folgen. Steuerzeitraum, Amtszeit, Pflichtverletzung und Schaden sind nicht dasselbe. Sie sollten getrennt betrachtet werden.

Erster Schritt: die Einspruchsfrist sichern

Die Einspruchsfrist beträgt grundsätzlich einen Monat nach Bekanntgabe (§ 355 AO). Maßgeblich ist also nicht das Datum, das oben auf dem Bescheid steht.

Bei gewöhnlicher Post im Inland gilt ein Bescheid grundsätzlich am vierten Tag nach der Aufgabe zur Post als bekannt gegeben. Bei elektronischer Übermittlung gilt grundsätzlich der vierte Tag nach der Absendung. Diese Regel hat Grenzen. Kommt der Bescheid gar nicht oder später an, greift sie nicht ohne Weiteres. Im Zweifel muss die Behörde den Zugang und seinen Zeitpunkt nachweisen. Für Post ins Ausland und für eine förmliche Zustellung gelten andere Regeln.

Was Sie sofort tun sollten:

• Bewahren Sie den Briefumschlag auf und notieren Sie, wann der Bescheid tatsächlich bei Ihnen ankam.
• Halten Sie fest, wie der Bescheid kam: als einfacher Brief, elektronisch oder förmlich zugestellt.
• Lesen Sie die Rechtsbehelfsbelehrung im Bescheid.
• Planen Sie so, dass der Einspruch deutlich vor Fristende eingeht.

Fehlt die Rechtsbehelfsbelehrung oder ist sie fehlerhaft, gelten besondere Regeln. Dasselbe gilt, wenn die Frist ohne eigenes Verschulden versäumt wurde. Beides ist gesondert zu prüfen. Einen allgemeinen Anspruch auf Fristverlängerung gibt es nicht. Die Wiedereinsetzung in den vorigen Stand ist eine Ausnahme. Sie setzt unter anderem voraus, dass Sie kein Verschulden trifft. Das Verschulden eines Vertreters wird Ihnen dabei zugerechnet.

Zahlen trotz Einspruch? Die Aussetzung der Vollziehung

Ein Einspruch stoppt die Vollziehung des Haftungsbescheids nicht automatisch (§ 361 AO). Auch ein bloßer Antrag auf Aussetzung der Vollziehung (AdV) bewirkt für sich noch keinen Zahlungsstopp. Entscheidend ist, ob die Aussetzung tatsächlich gewährt wird und in welchem Umfang.

Einspruchsfrist und Zahlungsfrist sind zwei verschiedene Dinge. Ob und wann gezahlt werden muss, hängt unter anderem von der Fälligkeit und einer Zahlungsaufforderung ab. Diese Aufforderung kann bereits mit dem Bescheid verbunden sein. Eine allgemeine Schonfrist, nur weil Sie Einspruch eingelegt haben, gibt es nicht.

Eine Aussetzung der Vollziehung kommt in Betracht, wenn ernstliche Zweifel an der Rechtmäßigkeit des Bescheids bestehen. Sie kommt auch in Betracht, wenn die Vollziehung eine unbillige Härte bedeuten würde, die nicht durch überwiegende öffentliche Interessen geboten ist. Nicht jeder Einspruch begründet ernstliche Zweifel. Über den Antrag wird gesondert entschieden. Eine Sicherheitsleistung kann verlangt werden. Ist bereits vollzogen worden, ist die Aufhebung der Vollziehung zu prüfen.

Lehnt das Finanzamt die Aussetzung ganz oder teilweise ab, kann ein Antrag beim Finanzgericht gestellt werden, und zwar auch schon vor einer Klage. Ohne vorherige Ablehnung ist das nur ausnahmsweise möglich: etwa wenn das Finanzamt ohne mitgeteilten zureichenden Grund nicht in angemessener Frist sachlich entschieden hat oder wenn die Vollstreckung droht.

Checkliste: Was beim Einspruch zu prüfen ist

1. Ihr Zeitraum als Geschäftsführer Welche Steuern und welche Zeiträume nennt der Bescheid? Sichern Sie Unterlagen, die Beginn und Ende Ihrer Geschäftsführung belegen, etwa Bestellung, Abberufung und Handelsregisterauszüge. Prüfen Sie die zeitliche Zuordnung genau.

2. Haftungsvoraussetzungen und Umfang Prüfen Sie, ob die gesetzlichen Voraussetzungen der Haftung vorliegen und in welchem Umfang Sie in Anspruch genommen werden. Die Vorschrift über den Haftungsbescheid enthält zudem eigene zeitliche Schranken und Ausnahmen. Ob sie greifen, ist im Einzelfall zu prüfen.

3. Das Ermessen des Finanzamts Ob und in welchem Umfang das Finanzamt Sie in Anspruch nimmt, ist eine Ermessensentscheidung. Die Haftungsvoraussetzungen und dieses Ermessen sind getrennt zu prüfen. Gibt es mehrere mögliche Haftungsschuldner, etwa weitere Geschäftsführer, gehört auch die Auswahl dazu. Weitere Geschäftsführer entlasten Sie aber nicht automatisch. Der Bescheid muss begründet sein, soweit dies zum Verständnis erforderlich ist.

4. Anhörung und Begründung Vor einem belastenden Bescheid soll grundsätzlich Gelegenheit bestehen, sich zu den entscheidungserheblichen Tatsachen zu äußern. Das Gesetz kennt Ausnahmen. Ein Mangel bei Anhörung oder Begründung führt nicht automatisch zur Aufhebung. Beides kann unter Voraussetzungen nachgeholt werden, bis zum Abschluss der Tatsacheninstanz. Warten Sie mit dem Einspruch deshalb nicht auf eine solche Nachholung.

5. Zahlungsaufforderung und Vorrang der Vollstreckung Haftungsbescheid und Zahlungsaufforderung sind zu unterscheiden. Soweit nichts anderes bestimmt ist, darf das Finanzamt Sie grundsätzlich erst dann zur Zahlung heranziehen, wenn die Vollstreckung in das bewegliche Vermögen des Steuerschuldners erfolglos war oder voraussichtlich aussichtslos wäre (§ 219 AO). Das heißt nicht, dass die Gesellschaft immer erst vollständig gepfändet werden muss. Und es gibt wichtige Ausnahmen: Die Einschränkung entfällt, wenn die Haftung darauf beruht, dass Sie Steuerhinterziehung oder Steuerhehlerei begangen haben. Sie entfällt auch, wenn Sie gesetzlich verpflichtet waren, Steuern einzubehalten und abzuführen oder zu Lasten eines anderen zu entrichten.

6. Unterlagen und Akteneinsicht Für eine gezielte Begründung brauchen Sie die tragenden Unterlagen. Im Einspruchsverfahren sieht das Gesetz vor, dass die Unterlagen der Besteuerung offengelegt werden, soweit das nicht bereits geschehen ist: auf Antrag oder, wenn Ihre Begründung Anlass dazu gibt, von Amts wegen. Das ist kein Recht auf sämtliche Behördenakten oder interne Entwürfe. Das Steuergeheimnis schützt außerdem fremde Daten sowie Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse. Allein wegen Ihrer früheren Stellung haben Sie keinen pauschalen Anspruch auf die gesamte Steuerakte der Gesellschaft. Datenschutzrechtliche Auskunft, Offenlegung von Besteuerungsunterlagen und gerichtliche Akteneinsicht sind unterschiedliche Zugangswege. Ein uneingeschränktes Recht auf die gesamte Steuerakte sollte daraus nicht pauschal abgeleitet werden; die jeweilige Rechtsgrundlage und ihre Grenzen sind gesondert zu prüfen.

Unsere Empfehlung: Stellen Sie früh einen Antrag auf Offenlegung und sammeln Sie parallel alle eigenen Unterlagen aus Ihrer Zeit als Geschäftsführer.

So läuft das Einspruchsverfahren ab

Einspruch einlegen. Gegen einen Haftungsbescheid ist grundsätzlich der Einspruch vorgesehen. Sie legen ihn schriftlich oder elektronisch bei der Behörde ein, die den Bescheid erlassen hat, oder erklären ihn dort zur Niederschrift. Es muss erkennbar sein, wer Einspruch einlegt. Eine unrichtige Bezeichnung schadet nicht. Geht der Einspruch bei einer unzuständigen Behörde ein, ist die Frist nicht ohne Weiteres gewahrt. Er muss dann rechtzeitig an eine zulässige Empfangsbehörde gelangen.

Einspruch begründen. Der Einspruch soll den Bescheid bezeichnen und angeben, inwieweit er angefochten und seine Aufhebung beantragt wird. Er soll außerdem die Tatsachen und Beweismittel nennen. Das Gesetz formuliert dies als Soll-Vorgaben. Verlassen Sie sich trotzdem nicht darauf, die Begründung beliebig spät nachreichen zu können.

Erörterung. Auf Antrag soll das Finanzamt vor seiner Entscheidung den Sach- und Rechtsstand mit Ihnen erörtern. Eine mündliche Verhandlung findet beim Finanzamt nicht automatisch statt.

Erneute Prüfung und Verböserung. Das Finanzamt prüft die Sache grundsätzlich in vollem Umfang neu. Dabei ist auch eine Änderung zu Ihrem Nachteil möglich. Vorher muss das Finanzamt Sie unter Angabe von Gründen auf diese Möglichkeit hinweisen und Ihnen Gelegenheit zur Stellungnahme geben. Ein solcher Hinweis ist noch keine Verschlechterung. Lassen Sie das weitere Vorgehen dann aber sorgfältig prüfen.

Entscheidung. Soweit das Finanzamt dem Einspruch nicht abhilft, entscheidet es durch Einspruchsentscheidung. Auch eine Teilentscheidung ist möglich.

Klage zum Finanzgericht. Bleibt der Einspruch ganz oder teilweise erfolglos, kommt die Anfechtungsklage zum Finanzgericht in Betracht. Die Klagefrist beträgt grundsätzlich einen Monat ab Bekanntgabe der Einspruchsentscheidung. Auch die Klage allein stoppt die Vollziehung nicht. Das Gericht prüft, ob das Finanzamt die gesetzlichen Grenzen des Ermessens eingehalten und es zweckgerecht ausgeübt hat. Das Finanzamt kann seine Ermessenserwägungen bis zum Abschluss der Tatsacheninstanz ergänzen. Im gerichtlichen Verfahren haben Sie als Beteiligter ein Recht auf Einsicht in die Gerichtsakte und die dem Gericht vorgelegten Akten.

Typische Fehler, die Sie vermeiden sollten

• Das Datum auf dem Bescheid wird für den Fristbeginn gehalten.
• Der Einspruch wird mit einem Zahlungsstopp verwechselt.
• Ein gestellter AdV-Antrag wird mit einer bewilligten Aussetzung verwechselt.
• Der Einspruch wird aufgeschoben, bis alle Unterlagen vorliegen.
• Umschlag, Belege zur Amtszeit und Korrespondenz werden nicht gesichert.
• Man geht davon aus, dass das Ausscheiden oder ein weiterer Geschäftsführer automatisch entlastet.
• Ein Hinweis auf eine mögliche Verböserung bleibt unbeachtet.

Häufige Fragen

Haftet ein ehemaliger Geschäftsführer nach seiner Abberufung noch für Steuern? Möglich ist das. Das Ausscheiden schließt eine Haftung für eigene steuerliche Pflichtverletzungen nicht automatisch aus. Eine automatische Haftung für alle Steuern der Gesellschaft gibt es aber auch nicht.

Beginnt die Einspruchsfrist mit dem Datum des Bescheids? Nein. Maßgeblich ist die Bekanntgabe. Bei einfacher Post im Inland gilt grundsätzlich der vierte Tag nach Aufgabe zur Post, mit den oben genannten Grenzen.

Muss ich zahlen, obwohl ich Einspruch eingelegt habe? Der Einspruch hemmt die Vollziehung grundsätzlich nicht. Entscheidend sind Fälligkeit, Zahlungsaufforderung und ob eine Aussetzung der Vollziehung tatsächlich gewährt wurde.

Kann ich die gesamte Steuerakte verlangen? Nicht pauschal. Im Einspruchsverfahren können die Unterlagen der Besteuerung offengelegt werden, vor Gericht besteht ein Einsichtsrecht in die Gerichtsakte und die vorgelegten Akten. Datenschutzrechtliche Auskunft ist ein weiterer, eigener Zugangsweg. Welche Grundlage im Einzelfall trägt und wo ihre Grenzen liegen, ist gesondert zu prüfen.

Ihr nächster Schritt

Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Beratung. Jede Lage ist einzeln zu prüfen, insbesondere Fristen, Zahlungspflichten und die vorhandenen Unterlagen.

Sie haben einen Haftungsbescheid erhalten? In einer Erstberatung (45 Minuten) prüfen wir gemeinsam Fristen und Unterlagen und besprechen die nächsten Schritte. Termin vereinbaren

Weiterführend: Steuerrecht

Rechtsgrundlagen und Quellen

Alle Vorschriften in der jeweils geltenden Fassung, abgerufen über Gesetze im Internet. Historische Fassungen sind nicht Gegenstand dieses Beitrags.

Abgabenordnung (AO)

• § 5 AO: Das Finanzamt muss sein Ermessen entsprechend dem Zweck der Ermächtigung und innerhalb der gesetzlichen Grenzen ausüben.
• § 30 AO: Das Steuergeheimnis schützt fremde Daten sowie Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse und lässt eine Offenbarung nur in gesetzlich bestimmten Fällen zu.
• § 32c AO: Die Vorschrift verweist auf das datenschutzrechtliche Auskunftsrecht nach Art. 15 DSGVO und regelt dessen Beschränkungen gegenüber Finanzbehörden.
• § 32d AO: Verfahren und Form der datenschutzrechtlichen Auskunft bestimmt die Finanzbehörde nach pflichtgemäßem Ermessen, soweit die DSGVO selbst keine Regelung enthält.
• § 34 AO: Die Vorschrift gehört zusammen mit § 69 AO zu den Grundlagen dafür, dass ein Geschäftsführer für eigene steuerliche Pflichtverletzungen haften kann.
• § 36 AO: Bereits entstandene Pflichten bleiben nach dem Ende der Vertretungsmacht bestehen, soweit sie deren Zeitraum betreffen und erfüllt werden können.
• § 69 AO: Die Haftung knüpft an eine vorsätzliche oder grob fahrlässige Pflichtverletzung und deren ursächliche Folgen an.
• § 91 AO: Vor einem belastenden Verwaltungsakt soll den Beteiligten grundsätzlich Gelegenheit zur Äußerung gegeben werden; das Gesetz nennt Ausnahmen.
• § 110 AO: Bei unverschuldeter Fristversäumnis ist unter weiteren Voraussetzungen Wiedereinsetzung in den vorigen Stand möglich; Vertreterverschulden wird zugerechnet.
• § 121 AO: Schriftliche und elektronische Verwaltungsakte sind zu begründen, soweit dies zum Verständnis erforderlich ist, mit gesetzlichen Ausnahmen.
• § 122 AO: Die Vorschrift regelt die Bekanntgabe, einschließlich der Viertagesregel bei Inlandspost und elektronischer Übermittlung und ihrer Grenzen.
• § 126 AO: Eine erforderliche Begründung oder Anhörung kann bei einem nicht nichtigen Verwaltungsakt bis zum Abschluss der Tatsacheninstanz nachgeholt werden.
• § 127 AO: Ein Verfahrens-, Form- oder örtlicher Zuständigkeitsfehler allein führt nicht zur Aufhebung, wenn keine andere Entscheidung in der Sache hätte getroffen werden können.
• § 191 AO: Wer kraft Gesetzes haftet, kann durch schriftlichen oder elektronischen Haftungsbescheid in Anspruch genommen werden; die Vorschrift enthält zusätzliche zeitliche Schranken und Ausnahmen.
• § 219 AO: Ein Haftungsschuldner darf grundsätzlich erst nach erfolgloser oder aussichtsloser Vollstreckung in das bewegliche Vermögen des Steuerschuldners auf Zahlung in Anspruch genommen werden, mit gesetzlichen Ausnahmen.
• § 254 AO: Die Vollstreckung setzt vorbehaltlich abweichender Regeln Fälligkeit, ein Leistungsgebot und den Ablauf von mindestens einer Woche seit der Aufforderung voraus.
• § 258 AO: Ist die Vollstreckung im Einzelfall unbillig, kann sie einstweilen eingestellt, beschränkt oder eine Vollstreckungsmaßnahme aufgehoben werden; das ersetzt nicht die Anfechtung des Haftungsbescheids.
• § 347 AO: Gegen Verwaltungsakte in Abgabenangelegenheiten ist der Einspruch gegeben.
• § 355 AO: Der Einspruch ist grundsätzlich innerhalb eines Monats nach Bekanntgabe des Verwaltungsakts einzulegen.
• § 356 AO: Bei fehlender oder unrichtiger Rechtsbehelfsbelehrung gilt grundsätzlich eine Jahresfrist, mit gesetzlichen Ausnahmen.
• § 357 AO: Die Vorschrift regelt Form, Adressat und den empfohlenen Inhalt des Einspruchs.
• § 361 AO: Der Einspruch hemmt die Vollziehung grundsätzlich nicht; die Aussetzung der Vollziehung ist eine eigene Entscheidung, auch gegen Sicherheitsleistung.
• § 364 AO: Die Unterlagen der Besteuerung sind, soweit nicht schon geschehen, auf Antrag oder bei Anlass von Amts wegen offenzulegen.
• § 364a AO: Auf Antrag soll vor der Einspruchsentscheidung der Sach- und Rechtsstand erörtert werden.
• § 367 AO: Die Behörde prüft die Sache erneut in vollem Umfang; eine Verböserung setzt einen begründeten Hinweis und Gelegenheit zur Äußerung voraus.

Einführungsgesetz zur Abgabenordnung (EGAO)

• Art. 97 § 1 Abs. 15 EGAO: Die Vorschrift regelt, dass die geltende Viertagesregel auf Verwaltungsakte anzuwenden ist, die nach dem 31.12.2024 versandt oder übermittelt wurden.

Finanzgerichtsordnung (FGO)

• § 44 FGO: Eine Klage setzt grundsätzlich ein erfolglos abgeschlossenes Vorverfahren voraus; Gegenstand ist der Bescheid in Gestalt der Einspruchsentscheidung.
• § 46 FGO: Entscheidet die Behörde ohne mitgeteilten zureichenden Grund nicht in angemessener Frist, ist eine Klage unter Voraussetzungen ohne abgeschlossenes Vorverfahren möglich, grundsätzlich nicht vor Ablauf von sechs Monaten.
• § 47 FGO: Die Frist für die Anfechtungsklage beträgt grundsätzlich einen Monat.
• § 69 FGO: Auch die Klage hemmt die Vollziehung grundsätzlich nicht; das Finanzgericht kann unter Voraussetzungen die Vollziehung aussetzen oder aufheben.
• § 78 FGO: Beteiligte können im finanzgerichtlichen Verfahren die Gerichtsakte und die dem Gericht vorgelegten Akten einsehen, mit gesetzlichen Ausnahmen.
• § 96 FGO: Das Urteil darf nur auf Tatsachen und Beweisergebnisse gestützt werden, zu denen sich die Beteiligten äußern konnten.
• § 102 FGO: Das Gericht prüft Ermessensentscheidungen auf Einhaltung der gesetzlichen Grenzen und zweckgerechte Ausübung; die Behörde kann Ermessenserwägungen bis zum Abschluss der Tatsacheninstanz ergänzen.