Steuern auf Fiverr & Upwork: Die größte Umsatzsteuer-Falle für Freelancer und Kunden

Sie sind Freelancer und haben gerade Ihren ersten großen Auftrag über Upwork oder Fiverr abgewickelt. Das Geld liegt auf Ihrem Plattform-Konto. Nun sitzen Sie vor Ihrem Buchhaltungsprogramm (Lexoffice, sevDesk & Co.) und der Schweiß steht Ihnen auf der Stirn:

An wen schreibe ich jetzt eigentlich die Rechnung? Muss da 19 % Umsatzsteuer drauf? Wer ist mein Kunde?

Oder Sie sind Startup-Gründer, haben über Fiverr ein neues Logo für 500 Euro designen lassen und fragen sich nun, wie Sie diese Betriebsausgabe steuerlich sauber verbuchen, ohne bei der nächsten Betriebsprüfung vom Finanzamt zerlegt zu werden.

Plattformen wie Fiverr und Upwork sind globalisierte Marktplätze. Das deutsche Umsatzsteuerrecht ist jedoch alles andere als globalisiert. Es ist komplex, unerbittlich und verzeiht keine formalen Fehler.

Als Rechtsanwalt im Steuer- und Unternehmensrecht zeige ich Ihnen hier den exakten juristischen Bauplan, wie Sie als Seller (Freelancer) und als Buyer (Kunde) diese Plattformen nutzen, ohne in die Umsatzsteuer-Falle zu tappen.

Der absolute Grundsatz: Der Endkunde ist nicht Ihr Vertragspartner

Um die Steuern auf diesen Plattformen zu verstehen, müssen Sie sich von einer Illusion verabschieden: Wenn Sie als deutscher Freelancer einem deutschen Startup auf Fiverr ein Logo designen, haben Sie rechtlich gesehen keinen Vertrag mit diesem Startup.

Der Europäische Gerichtshof (EuGH) hat in Grundsatzurteilen (z.B. C-695/20) klargestellt, wie diese digitalen Marktplätze funktionieren:

1. Der Freelancer (Seller) erbringt seine Leistung an die Plattform (z.B. Fiverr).
2. Die Plattform (Fiverr) verkauft diese Leistung dann an den Endkunden (Buyer) weiter.

Fiverr hat seinen Sitz in Tel Aviv, Israel. Upwork sitzt in San Francisco, USA. Sie machen also rechtlich und steuerlich immer Geschäfte mit einem Unternehmen in einem sogenannten Drittland (außerhalb der EU).

1. Der Leitfaden für Freelancer (Seller)

Wenn Sie auf Fiverr oder Upwork Geld verdienen, schulden Sie dem deutschen Finanzamt eine saubere Dokumentation.

An wen schreibe ich die Rechnung?

Sie schreiben Ihre Rechnung nicht an den Usernamen des Käufers. Sie adressieren Ihre Rechnung formal an die Plattform, die Sie auszahlt (z.B. Fiverr International Ltd., Tel Aviv, Israel).

Welcher Steuersatz gilt?

Da Sie Ihre Leistung an ein Unternehmen in einem Drittland erbringen, ist der Leistungsort nach deutschem Umsatzsteuerrecht der Sitz des Empfängers (Israel oder USA). Ihre Leistung ist in Deutschland nicht steuerbar (§ 3a Abs. 2 UStG).

Das bedeutet:

• Sie weisen auf Ihrer Rechnung 0 % Umsatzsteuer aus.

Sie müssen auf der Rechnung zwingend den Grund für die fehlende Steuer angeben. Ein Standard-Satz lautet: "Nicht im Inland steuerbare Leistung (Reverse-Charge-Verfahren) / VAT reverse charge."*

Was buche ich – Brutto oder Netto?

Ein häufiger Fehler: Freelancer buchen nur den Betrag, der auf dem Bankkonto ankommt (z.B. 80 Euro), als Umsatz. Das ist buchhalterisch falsch.

Wenn Sie einen Gig für 100 Euro verkaufen und Fiverr 20 Euro Gebühr einbehält, haben Sie 100 Euro Umsatz gemacht. Die 20 Euro sind Ihre Betriebsausgaben (Fremdleistungen/Gebühren). Sie müssen beide Posten in Ihrer Buchhaltung sauber trennen.

2. Der Leitfaden für Geschäftskunden (Buyer B2B)

Sie sind Unternehmer (GmbH, UG, Freiberufler oder Einzelunternehmer) und buchen auf Fiverr einen Programmierer aus Indien. Wie kommt das in die Buchhaltung?

Das Reverse-Charge-Verfahren (§ 13b UStG)

Sie kaufen eine Dienstleistung von Fiverr (Israel). Fiverr stellt Ihnen eine Rechnung ohne deutsche Umsatzsteuer aus. Nun schlägt das gefürchtete Reverse-Charge-Verfahren (Umkehrung der Steuerschuldnerschaft) zu.

Das Gesetz sagt: Um zu verhindern, dass der deutsche Staat Steuern verliert, weil Fiverr im Ausland sitzt, müssen Sie als Leistungsempfänger die deutsche Umsatzsteuer (19 %) berechnen, sie in Ihrer Umsatzsteuer-Voranmeldung angeben und an das Finanzamt abführen.

Die gute Nachricht: Wenn Sie ein ganz normales, vorsteuerabzugsberechtigtes Unternehmen sind, dürfen Sie diese 19 % im selben Atemzug als Vorsteuer wieder abziehen. Es ist also ein reines Nullsummenspiel auf dem Papier. Sie zahlen faktisch keinen Cent mehr. Der Haken: Sie müssen es in Ihrer Buchhaltungssoftware trotzdem zwingend unter dem korrekten Buchungsschlüssel (Leistungsempfänger nach § 13b UStG) eintragen. Vergessen Sie das, wertet das Finanzamt dies als formalen Fehler, der bei einer Betriebsprüfung Ärger macht. Wichtig: Damit Fiverr weiß, dass Sie Unternehmer sind und das Reverse-Charge-Verfahren greift, müssen Sie in Ihrem Fiverr-Profil unter "Billing" zwingend Ihre gültige deutsche Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) hinterlegen!

3. Der Leitfaden für Privatkunden (Buyer B2C)

Wenn Sie als reine Privatperson (ohne eigenes Gewerbe) eine Dienstleistung auf Fiverr buchen, ist die Sache denkbar einfach.

Fiverr erkennt an der fehlenden USt-IdNr., dass Sie Verbraucher sind. Die Plattform ist in diesem Fall gesetzlich verpflichtet, die in Ihrem Land (Deutschland) gültige Mehrwertsteuer von 19 % auf den Kaufpreis aufzuschlagen, einzuziehen und an den deutschen Fiskus abzuführen (über das sogenannte OSS-Verfahren).

Sie als Privatperson müssen sich um nichts kümmern. Sie zahlen den Bruttopreis und fertig.

FAQ: Die 3 größten Fallstricke in der Praxis (Insider-Wissen)

1. Die Kleinunternehmer-Falle (und ein riesiger Vorteil)

Für Kleinunternehmer (§ 19 UStG) ändert sich im Grundsatz nichts: Sie weisen auf inländische Rechnungen keine Umsatzsteuer aus. Aber hier kommt der absolute Gamechanger, den viele Steuerberater übersehen: Weil Ihre Leistung rechtlich an ein Unternehmen im Drittland (Israel/USA) geht, ist dieser Umsatz in Deutschland nicht steuerbar.

Das bedeutet: Diese Einnahmen zählen in der Regel nicht in Ihre neue 25.000-Euro-Umsatzgrenze für die Kleinunternehmerregelung hinein! Sie könnten also theoretisch beträchtliche Summen über Fiverr verdienen und für Ihre lokalen deutschen Kunden trotzdem weiterhin den unkomplizierten Status des Kleinunternehmers behalten.

2. Das Rechnungs-Chaos: Wo lade ich mein PDF hoch?

Viele Freelancer verzweifeln, weil Fiverr oder Upwork gar keine Upload-Funktion für ihre schönen deutschen PDF-Rechnungen haben. Die Lösung ist simpel: Die Plattformen nutzen das sogenannte Self-Billing-Verfahren (Gutschriftsverfahren).

Das bedeutet, Fiverr stellt die Rechnung (oder das "Earnings Statement") in Ihrem Namen automatisch aus. Für Ihre deutsche Buchhaltung reicht es völlig aus, diese von der Plattform generierten Belege herunterzuladen und abzulegen. Sie müssen dem System keine eigenen Dokumente aufzwingen.

3. Das Währungs-Problem (USD vs. Euro)

Sie werden in US-Dollar auf Upwork bezahlt, lassen sich das Geld aber erst Wochen später auf die deutsche Sparkasse überweisen. Welcher Kurs gilt für die Steuer?

• Die strenge Regel: Es zählt der exakte Zeitpunkt, an dem das Geld auf Ihrem Plattform-Konto (z.B. bei Upwork) gutgeschrieben wird. Dafür müssen Sie den offiziellen Umrechnungskurs der Bundesbank bzw. EZB für genau diesen Tag ansetzen.

Die pragmatische Alternative: Viele Kleinunternehmer nutzen als Notlösung den Jahresdurchschnittskurs für ihre gesamten Jahreseinnahmen. Achtung:* Das ist buchhalterisch unsauber. Das Finanzamt kann diese Methode bei einer Prüfung korrigieren. In der Praxis wird es bei überschaubaren Summen jedoch häufig toleriert. Wer auf Nummer sicher gehen will, bleibt bei der taggenauen EZB-Umrechnung.

Fazit: Keine Angst vor globalen Plattformen

Fiverr und Upwork sind geniale Werkzeuge, um globale Talente zu finden oder die eigenen Fähigkeiten weltweit anzubieten. Die steuerliche Handhabung wirkt auf den ersten Blick bedrohlich, folgt aber einer strengen, leicht zu automatisierenden Logik.

Die goldene Regel lautet: Ihr Geschäftspartner sitzt nicht in Berlin oder Mumbai, sondern immer im Hauptquartier der Plattform in Israel oder Kalifornien. Wenn Sie Ihre Rechnungen und Buchungen strikt danach ausrichten, haben Sie vor keiner Betriebsprüfung etwas zu befürchten.

Haben Sie sich bereits in den Buchungen von ausländischen Plattformen verheddert oder stehen vor einer Betriebsprüfung? Die nachträgliche Korrektur solcher Massengeschäfte ist komplex. Lassen Sie uns Ihre steuerliche Struktur prüfen und rechtssicher aufstellen. Buchen Sie eine Erstberatung, bevor das Finanzamt Fragen stellt.